Cómo Casal Mallorquí reunió dos años de conversaciones con clientes en un solo sistema

Casal Mallorquí vende y construye viviendas en la zona de Manacor desde 2011. Se puso en marcha doce días después de firmar, y desde entonces su web, sus inmuebles, sus compradores, sus vendedores, su correo y su WhatsApp funcionan en un solo sistema. Esto es lo que le ha dado el cambio, contado en su propio CRM.

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2011Año de fundación
ManacorOficina en el Llevant
12 díasDe la firma a la puesta en marcha
16.957Mensajes en las fichas de clientes

En sus palabras

“Tras nuestra buena experiencia con el CRM de nuestro negocio inmobiliario, nos gustaría hablar de la posibilidad de implantar también un CRM para la gestión de nuestros proyectos de servicios.”

Martijn van der KamFundador y director general, Casal Mallorquí · Después del cambio

Después del cambio

Lo que el cambio le dio a Casal

16.957

correos y mensajes de WhatsApp en las fichas de clientes, cada uno con la persona que lo escribió. La mayor parte del historial de WhatsApp estaba en su sitio menos de una hora después de conectar los móviles.

compradores y vendedores que habían pedido que se les contactara más adelante vuelven a estar en la lista del equipo como seguimiento. La promesa más antigua era de noviembre de 2025.

667 de 704

contactos antiguos que eliminó el equipo nunca habían enviado un solo mensaje a la agencia.

Antes · el antiguo CRM

1.102 contactos, y 9 compradores que el antiguo CRM podía cruzar

Cuando Casal se cambió, trasladamos sus contactos, sus inmuebles y su historial desde onOffice. 366 de los contactos estaban marcados como compradores, pero solo 9 tenían una búsqueda guardada en los campos con los que el CRM cruza los inmuebles nuevos. Otros 438 no tenían ningún tipo, así que un comprador, un vendedor y un proveedor se veían iguales hasta que alguien abría la ficha.

1.102

contactos en la exportación del antiguo CRM.

9 de 366

compradores tenían una búsqueda guardada en los campos con los que el antiguo CRM cruza los inmuebles nuevos.

438

contactos no tenían ningún tipo: no estaban marcados como compradores, vendedores, propietarios ni colaboradores.

Dos años de conversaciones

Dos años de correo y todos los WhatsApp desde abril, en la ficha del cliente

El antiguo CRM guardaba nombres y números. Las conversaciones estaban en Outlook y en los móviles del equipo. Después del cambio llegó el historial de correo, 2.434 correos que se remontan a 2024 solo el primer día, y a mediados de octubre el equipo conectó sus móviles: en menos de una hora, la mayor parte de su WhatsApp desde abril estaba en las fichas de clientes. Cada mensaje llegó a la persona a la que pertenece, así que el equipo abre una ficha y ve lo que se ha dicho.

16.957

correos y mensajes de WhatsApp, cada uno en la ficha de la persona que lo escribió. El correo más antiguo es del 30 de septiembre de 2024.

10.791

mensajes de WhatsApp en las fichas de clientes en menos de una hora desde que el equipo conectó sus móviles. Un móvil tardó menos de cuatro minutos.

2.434

correos desde septiembre de 2024, en las fichas de clientes en un solo día.

Una base de contactos en la que el equipo confía

704 contactos antiguos eliminados, 223 con los que trabaja el equipo

Con las conversaciones junto a cada nombre, era fácil ver quién seguía en contacto. De las 1.102 filas de la exportación del antiguo CRM, 893 llegaron como contactos. Entre el 8 y el 16 de octubre el equipo repasó la base y eliminó 704 contactos, 694 de ellos del antiguo CRM. Con los clientes que han llegado desde entonces, quedan 223.

667 de los 704 nunca habían enviado un solo mensaje a la agencia. Lo que queda es una base en la que cada comprador y cada vendedor es alguien a quien el equipo puede llamar.

En la ficha del cliente

327 detalles sacados de las propias palabras de los clientes

Ahora hay 327 detalles en 47 fichas de clientes, sacados de los correos y mensajes de WhatsApp de los clientes y de las propias notas del equipo, cada uno con la frase de la que procede. Cuando un cliente llama, el agente ve lo que ese cliente ha dicho antes de descolgar.

Plazos

Cuándo piensa el cliente comprar, vender o volver.

Deseos

Lo que buscan en una vivienda: las vistas, la parcela, el pueblo.

Presupuestos

Lo que dijeron que pueden gastar, con sus propias palabras.

Objeciones

Por qué una vivienda o un precio no les encajó.

Quién decide

La pareja, la familia o el asesor que hay detrás del sí.

38 veces un cliente dijo cuándo retomar el contacto, en inglés, español, alemán y neerlandés. 10 de esos clientes, compradores y vendedores, ya han vuelto al equipo como seguimiento, con sus propias palabras al lado. La promesa más antigua era de noviembre de 2025 y apareció en los correos antiguos.

Compradores e inmuebles

El primer cruce llegó el 6 de octubre

En las primeras semanas el equipo añadió 23 búsquedas de compradores, la mayoría el 9 y el 10 de octubre. Cada búsqueda se cruza con cada inmueble que entra. El equipo ha enviado 3 de los cruces a compradores y ha descartado 14, cada uno con su motivo registrado.

clientes con una búsqueda que el sistema cruza, frente a 9 compradores en el antiguo CRM. El equipo ha añadido 23 de esas búsquedas.

cruces desde el 6 de octubre, para 6 compradores con 17 inmuebles.

inmuebles encontrados en otras agencias en 7 búsquedas para los compradores de Casal.

También inmuebles de otras agencias. El 30 de septiembre Martijn preguntó dónde podía buscar en internet viviendas para sus clientes. Hizo la primera búsqueda en el mercado el 5 de octubre. Siete búsquedas han encontrado 83 inmuebles en otras agencias, y uno ya ha llegado a un comprador.

Desde el cambio

14 operaciones, 8 visitas y 23 clientes nuevos

Cada consulta de la web y de los portales llega como cliente con el primer mensaje en su ficha, y cada operación y cada visita están en la misma ficha que la conversación que llevó a ellas.

operaciones abiertas, 9 con compradores y 5 con vendedores.

visitas concertadas, 4 de ellas ya realizadas.

clientes nuevos, 14 de ellos a través de la web y los portales.

La web · casalmallorqui.com

Una web propia, a partir de las mismas fichas

La nueva casalmallorqui.com se puso en marcha en su propio dominio el 28 de septiembre, con 522 direcciones en el sitemap, y los inmuebles de la web son los inmuebles del CRM.

El 19 de octubre se publicó una guía para construir una casa en suelo rústico en Mallorca, hecha a partir del propio artículo de Martijn, con un formulario para comprobar la parcela cuyas respuestas llegan a la ficha del cliente.

“¡Guau, increíble! Tiene muy buena pinta.”

Martijn van der Kam, sobre la guía

Webs para agencias Cruce de compradores

Por el camino

En los propios correos de Martijn

“Gracias por la presentación y por su propuesta. A todo el equipo le impresionó mucho, y nos gustaría empezar a trabajar con ustedes.”
Tras la primera presentación
“¡Buen trabajo, Marcus! Muy impresionado por el esfuerzo y el trabajo que has puesto.”
Sobre la nueva web

Lo que viene

Más compradores con una búsqueda, y la parte de construcción en el mismo sistema

50 de los 76 compradores de la base todavía no tienen una búsqueda guardada. Cada una que añade el equipo se cruza con cada inmueble nuevo desde ese día. Y Casal ha pedido hablar del mismo sistema para sus proyectos de construcción y reforma.

Contado el 27 de octubre de 2026 en el propio CRM de Casal Mallorquí, sobre los contactos que la agencia conserva, salvo que el texto diga otra cosa. Las cifras del antiguo CRM salen de su exportación antes del cambio. Allí, un comprador es un contacto marcado como comprador, y una búsqueda guardada es la que tiene rellenado al menos uno de los criterios de búsqueda del propio CRM. Las citas son de los correos de Martijn van der Kam a Solutra, traducidas del inglés. Publicado con permiso de Casal Mallorquí. Fotos: Casal Mallorquí.

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